Documents requis pour la demande d'indemnisation - Contenu

Présentation des demandes d’indemnisation

Toutes les demandes d’indemnisation doivent être présentées par écrit et signées par le demandeur ou son représentant légal. Pour que la dépense puisse être examinée et évaluée, il importe qu’elle soit claire, suffisamment détaillée et accompagnée de pièces justificatives. Il incombe aux demandeurs de fournir les pièces justificatives adéquates à l’appui de leur demande. L’inclusion de documents à l’appui et d’une chronologie complète des événements ajoutera une certaine crédibilité à la demande et aidera à réduire le nombre de questions qui seront posées. En cas de plainte ou de poursuite judiciaire, ce qui est rare, ces demandes accéléreront les discussions relatives au règlement, car elles comprendront des réponses à de nombreuses questions évidentes. La qualité des renseignements fournis est extrêmement importante. Tous les frais doivent être complètement justifiés. En conséquence, il est essentiel que, dès le début d’un événement, l’intervenant veille à ce que les documents justificatifs soient conservés pour garantir l’intégrité du processus d’établissement des frais.

Selon la complexité de l’intervention de nettoyage des hydrocarbures déversés, l’Administrateur peut demander à des experts maritimes et à des conseillers techniques d’examiner le bien-fondé des demandes d’indemnisation sur le plan technique. Les demandes de ce type ne pourront être réglées rapidement que si les demandeurs et les prestataires de services fournissent tous les renseignements utiles pour l’évaluation des demandes.

Contenu de la demande d’indemnisation

Il est important que la documentation à l’appui de la demande d’indemnisation originale soit complète et exacte. Chaque demande déposée auprès de la CIDPHN doit contenir les renseignements suivants - dans la mesure où ces informations sont connues et applicables à la demande en cause :

a) Le nom, l’adresse postale, le numéro de téléphone et l’adresse courriel du demandeur et de tout représentant désigné;

b) L’identité du navire impliqué dans l’événement et le type de navire – c’est- à-dire, pétrolier, transporteur de marchandises diverses, bateau de pêche ou embarcation de plaisance. De plus, si cette information est connue, le type des bâtiments qui naviguaient à proximité avant et pendant le déversement d’hydrocarbures;

c) L’heure, la date, le lieu et les circonstances particulières de l’événement, y compris le type d’hydrocarbures rejeté, si cette information est connue;

d) Une description de la zone du déversement qui indique l’ampleur de la pollution et la zone la plus contaminée (utiliser des cartes géographiques ou marines accompagnées de photos et d’enregistrements vidéo);

e) Des preuves analytiques et d’autres preuves documentaires qui établissent un lien entre la pollution par les hydrocarbures et le navire soupçonné d’être la cause du déversement, comme la collecte et l’analyse chimique d’échantillons d’hydrocarbures. En ce qui concerne la collecte d’échantillons d’hydrocarbures, il est important de décrire les différents aspects de l’échantillonnage, comme le type de contenant, l’état de propreté des contenants, les techniques de manutention, les conditions de conservation et la chaîne de possession;

f) L’état de la mer et les données utiles sur les conditions météorologiques, la marée et le courant, l’observation et la direction des hydrocarbures à la surface de l’eau, y compris la longueur et la largeur de l’irisation d’hydrocarbures;

g) Le résultat de l’enquête du demandeur sur la source possible du déversement d’hydrocarbures – par exemple, un navire ou une source terrestre ou inconnue;

h) Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du propriétaire du navire, si cette information est connue;

i) Les dossiers complets des décisions et des déclarations des travaux effectués par l’organisme gouvernemental responsable et les entrepreneurs commerciaux – en particulier, les carnets détaillés et les notes du commandant sur place, ainsi que toutes les notes et les observations sur le terrain des employés effectuant l’intervention;

j) Le compte rendu des décisions prises par les experts techniques en matière maritime et autres conseillers – par exemple, le personnel de l’équipe régionale des interventions d’urgence (ERIU), et des exemplaires des comptes rendus des réunions opérationnelles de l’ERIU et les rapports de sondage technique;

k) Des exemplaires des conventions d’offre à commandes, des contrats écrits et des dossiers d’appel d’offres avec les entrepreneurs commerciaux;

l) Le montant total de la demande soumise pour indemnisation.

Documentation des frais et dépenses engagés

Matériel

Le coût de tout le matériel et des fournitures achetés pour les opérations de nettoyage du déversement d’hydrocarbures doit être justifié par la présentation du double des factures. Les factures doivent fournir de l’information sur le matériel comme le type de matériel utilisé, le taux de location ou le prix d’achat, la quantité utilisée, le prix unitaire et le coût total, y compris la TPS, la TVH ou la TVP, si elle a été facturée. Le prix du matériel qui n’a pas été entièrement utilisé et qui peut être utilisé à un autre moment doit être exclu des frais ou être calculé au prorata.

Marchés de services

La facture originale de l’entrepreneur et la preuve du paiement doivent être présentées pour tous les services commerciaux obtenus par contrat dans le cadre de l’intervention. Les factures de l’entrepreneur doivent clairement indiquer que les travaux effectués ou les services rendus ont servi à appuyer les activités d’intervention. De plus, la demande d’indemnisation doit être accompagnée d’un exemplaire de toutes les ententes contractuelles qui indiquent clairement le type de service obtenu et, le cas échéant, l’avantage de faire appel à un entrepreneur particulier sur le plan du rapport coût-efficacité ou d’autres éléments, par exemple l’entrepreneur était le plus bas soumissionnaire ou il était situé le plus près du lieu du déversement et était capable d’intervenir sans tarder.

De même, la facture doit clairement indiquer le prix unitaire du matériel spécialisé déployé, ainsi que le taux horaire et la période d’utilisation. Les frais et dépenses associés à la mobilisation et à la démobilisation doivent être clairement séparés du coût réel du matériel utilisé sur le lieu de la pollution par les hydrocarbures. Tous les marchés de services, y compris les sous-traitants, doivent être confirmés par la feuille de temps des employés de l’entrepreneur indiquant les détails des affectations de travail.

Frais de déplacement

Les demandes de remboursement de frais de déplacement pour toutes les personnes chargées d’intervenir doivent indiquer clairement le nom des personnes devant se déplacer ainsi que la période visée par la demande de remboursement de frais de déplacement. Le mode de transport, le lieu et les autres dépenses connexes, tels le prix des billets d’avion et des traversiers et le kilométrage, doivent être indiqués. Des reçus doivent accompagner toutes les demandes de remboursement des dépenses, des frais de repas et des frais de location de chambres d’hôtel. En ce qui concerne les demandes de remboursement du gouvernement, il faut soumettre des demandes de remboursement de frais de déplacement et d’autorisation de voyager dûment autorisées pour appuyer les dépenses liées aux déplacements et aux repas.

Salaires et heures supplémentaires

Les superviseurs de l’intervention doivent préparer chaque jour des rapports de terrain où figurent le nom de chaque travailleur et son rôle dans l’intervention. Les jours de travail et les taux horaires pour les salaires et les heures supplémentaires doivent être notés. Les heures normales et les heures supplémentaires travaillées doivent être consignées chaque jour. Le rôle de l’employé dans l’intervention doit être indiqué. Des exemplaires des registres de l’entreprise doivent accompagner la demande d’indemnisation; ces documents serviront à prouver le paiement des salaires et la rémunération des heures supplémentaires.

Frais relatifs aux véhicules et bâtiments

Des registres doivent être tenus à l’appui de l’utilisation de tous les véhicules et bâtiments de soutien. Ces registres doivent décrire le type de véhicule utilisé, la distance parcourue, la raison de l’utilisation du véhicule et la durée du déploiement dans le cadre de l’intervention. Les taux horaires et quotidiens pour les véhicules et les bâtiments doivent être clairement notés dans la demande d’indemnisation.

Mesures de lutte contre la pollution et matériel utilisé

La demande d’indemnisation doit faire état de tout le matériel utilisé pendant l’intervention à la suite de la pollution par les hydrocarbures et des fins auxquelles chaque élément a été utilisé. Il faut indiquer, entre autres, la date de déploiement, la catégorie et le type de matériel, le tarif de location, le tarif des périodes où le matériel était en attente et les périodes d’utilisation. Les frais et les dépenses associés à la mobilisation et à la démobilisation du matériel doivent être notés.

Demandes d’indemnisation pour perte de revenu

Selon la Loi sur la responsabilité en matière maritime, une indemnité peut être versée aux demandeurs du secteur des pêches, de la mariculture et de la transformation du poisson qui subissent une perte de revenu à la suite d’un déversement d’hydrocarbures causé par un navire. Une demande d’indemnisation des pertes de revenus ne peut être présentée que dans les cas où la perte n’est pas recouvrable en vertu des dispositions générales de la partie 6.

La fourniture de toutes les preuves documentaires, y compris les reçus, les photographies des dommages et autres, aidera à accélérer l’enquête et l’évaluation de la demande d’indemnisation. Selon les circonstances entourant la demande d’indemnisation, les renseignements suivants, entre autres questions pouvant être soulevées, sont essentiels lorsqu’une demande d’indemnisation des pertes de revenus est déposée auprès de l’Administrateur :

a) L’identité du navire impliqué dans l’événement;

b) Le type ou la description des dommages dus à la pollution subis par le bateau de pêche, l’engin de pêche et les autres biens appartenant au demandeur, ainsi que le lieu où les dommages ont été subis;

c) Les renseignements détaillés figurant sur le permis de pêche commercial détenu, y compris le nom et l’adresse du détenteur du permis;

d) La zone de pêche indiquée sur le permis de pêche, pour qu’elle puisse être identifiée sur une carte marine ou géographique;

e) Le relevé des prises, les espèces de poisson habituellement pêchées et vendues ainsi que le prix de vente des différentes espèces de poisson mise sur le marché, y compris le nom et l’adresse des acheteurs;

f) Des renseignements détaillés sur la réparation et le nettoyage de l’engin de pêche contaminé et sur le travail nécessaire pour nettoyer le bateau de pêche à la suite de la pollution aux hydrocarbures;

g) Le prix et l’âge des biens abîmés ou remplacés, y compris le double des factures ou justificatifs pour tous les articles achetés.

Nomination des évaluateurs

Si l’Administrateur et un demandeur du secteur des pêches n’arrivent pas à se mettre d’accord sur le montant de l’indemnisation, le ministre des Transports sera saisi de la question. Un évaluateur sera alors nommé. Ce dernier établira le montant auquel la demande d’indemnisation est évaluée, montant qui devra être versé par l’Administrateur au demandeur du secteur des pêches.