Agent(e) des ressources humaines et des finances

(Remplacement pendant un congé de maternité – poste contractuel d’une durée de 15 à 16 mois)

À propos du bureau de l’Administratrice
La Caisse d’indemnisation des dommages dus à la pollution par les hydrocarbures causée par les navires (CIDPHN) indemnise les victimes de pollution par les hydrocarbures causée par les navires. La CIDPHN célèbre son 30^e anniversaire en 2019.

La Caisse d’indemnisation pour les accidents ferroviaires impliquant des marchandises désignées (CIAFIMD) indemnise les victimes d’accidents ferroviaires impliquant du pétrole brut, lorsque les dommages excèdent la limite de responsabilité des compagnies de chemin de fer. La CIAFIMD marque sa troisième année d’existence en 2019.

Les deux Caisses partagent les mêmes locaux ainsi qu’une partie de leurs ressources humaines. Elles ont un bureau commun situé au centre-ville d’Ottawa et un personnel composé d’une vingtaine de personnes provenant de différents domaines (finances, droit, expertise maritime, communications, gestion de l’information et administration).

Le bureau de l’Administratrice ne fait pas partie de la fonction publique fédérale et ses employés et consultants ne sont pas couverts par les conventions collectives du gouvernement fédéral. De plus, les employés du bureau de l’Administratrice ne sont pas couverts par le régime de pension et d’avantages sociaux offert aux employés de la fonction publique fédérale.

D’autres renseignements sur les Caisses se trouvent sur leurs sites Web et dans leurs rapports annuels :

Description de travail
L’Administratrice cherche à doter le poste d’agent(e) des ressources humaines et des finances pendant un congé de maternité d’une durée d’un an. La nouvelle recrue commencerait à travailler avec la titulaire du poste environ trois mois avant le début de son congé de maternité et l’aiderait à faciliter son retour au travail pendant environ un mois après la fin du congé de maternité.

L’agent(e) des ressources humaines et des finances sera basé(e) au bureau d’Ottawa et engagé(e) aux termes d’un contrat de travail à temps plein d’une durée de quinze à seize mois. Son travail consistera à :

Ressources humaines (employés et consultants externes)

Créer et tenir les dossiers des employés et des contractuels; s’assurer que les changements concernant les employés sont entrés correctement et effectués en temps opportun; examiner les changements afin de s’assurer qu’ils sont dûment autorisés et conformes à la politique de la CIDPHN et aux règlements fédéraux et provinciaux; vérifier et approuver les heures de travail des contractuels;
Travailler en étroite collaboration avec les entreprises privées externes engagées pour s’occuper de toutes les activités de paye, suivre et aviser les entreprises externes des retenues salariales à verser à l’ARC (c.-à-d. l’impôt sur le revenu, le RPC, l’assurance-emploi, et la part des retenues salariales à la source que doit verser la CIDPHN pour le RPC et l’assurance-emploi), ainsi que les retenues salariales des employés pour le régime d’avantages sociaux collectif et la part que doivent verser la CIDPHN et la CIAFIMD à titre d’employeur;
Administrer les paiements à verser à Financière Manuvie et à la CSPAAT (Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail), par l’intermédiaire des Services de comptabilité de Transports Canada (TC), afin d’assurer le paiement de ces dépenses par un virement de fonds;
Tenir à jour le Guide de l’employé et renseigner toutes les nouvelles recrues sur toutes les questions concernant le Guide de l’employé;
En raison de la petite taille de l’organisation, surveiller d’autres activités telles que le système et les procédures de sécurité de la CIDPHN, y compris l’accès du personnel et des entrepreneurs aux locaux; donner suite aux divers rapports produits par le système; aider à procurer de l’équipement et d’autres nécessités aux nouveaux employés et aux consultants, etc.

Finances et comptabilité

Fournir des services de comptabilité en collaboration avec les Services de comptabilité de Transports Canada (c.-à-d. entrer tous les achats, paiements, dépôts et virements, etc.); préparer les demandes dûment codées pour la signature de l’Administratrice ou de l’Administrateur adjoint qui accompagnent toutes les factures envoyées pour paiement aux Services de comptabilité de Transports Canada; concilier les rapports mensuels et de fin d’année et s’assurer que les états financiers sont conformes et approuvés par les vérificateurs de la CIDPHN et de la CIAFIMD;
Assurer la liaison quotidienne avec les fournisseurs (inscrire les nouveaux fournisseurs auprès des Services de comptabilité de Transports Canada; tenir à jour la liste des fournisseurs de la CIDPHN et de la CIAFIMD; obtenir les renseignements bancaires et de dépôt direct des fournisseurs, etc);
Tenir le système de gestion financière de la CIDPHN et de la CIAFIMD (Sage et BMS); mettre à jour dans le(s) système(s) l’information financière reçue des Services de comptabilité de Transports Canada; vérifier que les codes de dépense appropriés ont été utilisés et entrés;
Préparer les rapports trimestriels de divulgation proactive des dépenses de voyage et d’accueil de l’Administratrice et de l’Administrateur adjoint à afficher sur les sites Web de la CIDPHN et de la CIAFIMD;
Analyser l’information financière afin de produire des rapports financiers et des prévisions pour les Caisses;
Aider l’Administratrice ou l’Administrateur adjoint à produire les vérifications financières annuelles et accomplir d’autres tâches administratives confiées par l’Administratrice ou l’Administrateur adjoint (p. ex., inventaire des actifs, rapports financiers, inventaire des téléphones, information pour justifier les dépenses), et assurer la bonne tenue de tous les registres et dossiers de comptabilité, de finances et de ressources humaines.

Admnistration générale

S’occuper des démarches administratives nécessaires pour que le Canada fournisse l’information requise et verse la contribution financière annuelle aux Fonds internationaux d’indemnisation pour les dommages dus à la pollution par les hydrocarbures;
Rédiger des lettres courantes et des lettres plus complexes pour la signature de l’Administratrice ou de l’Administrateur adjoint;
Organiser et tenir le système de classement de la CIDPHN et de la CIAFIMD relatif aux ressources humaines et aux finances, de concert avec la Section de la gestion de l’information et en conformité avec le Système de gestion des documents et de l’information.

Profil :
Les candidats doivent au minimum :

être inscrits à un programme d’études universitaires de premier cycle (en commerce, en finances ou en administration des affaires);
avoir la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou le statut de réfugié;
avoir un excellent niveau de compétence en français ou en anglais (interaction orale et expression écrite) et posséder au moins le niveau CCB dans l’autre langue officielle;
avoir de l’expérience de travail dans le domaine des ressources humaines et une connaissance approfondie de la paye et des avantages sociaux;
avoir de l’expérience du suivi et du traitement des marchés de services et du paiement de factures;
avoir de l’expérience récente et considérable du traitement d’opérations, comme les comptes créditeurs et/ou les comptes débiteurs, à l’aide d’une application financière;
avoir de l’expérience de l’analyse, du contrôle et du compte rendu de dépenses, y compris l’analyse d’engagements et de dépenses par rapport aux prévisions, ainsi que le repérage des écarts;
avoir de l’expérience de l’usage d’un système de gestion financière;
avoir de l’expérience de l’usage de logiciels de comptabilité, tels que Simple Accounting, Sage, etc.;
avoir de l’expérience du traitement, de la validation et de la transmission de la paye d’une entreprise;
avoir de l’expérience de l’analyse de données à l’aide des fonctionnalités avancées d’Excel, comme les filtres, etc.;
avoir de l’expérience de la rédaction de politiques et de procédures;
avoir une solide connaissance de la suite logicielle Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des systèmes de gestion de bases de données;
apprendre vite, avoir un esprit logique et organisé, pouvoir travailler avec un minimum de supervision, et bien travailler au sein d’une équipe;
avoir la cote de « fiabilité » (en ce qui concerne l’autorisation de sécurité) ou être capable de l’obtenir à l’embauche.

Rémunération :
L’échelle salariale du poste se situe entre 67 000 $ et 72 000 $ pour une semaine de travail de 35 heures, selon l’expérience. Prière de noter que les employés des Caisses ne font pas partie de la fonction publique fédérale et qu’ils n’ont donc pas droit aux avantages sociaux offerts aux fonctionnaires fédéraux. Cependant, en tant qu’employeur privé, le bureau de l’Administratrice offre son propre régime d’avantages sociaux à ses employés.
Renseignements additionnels :

Aucune aide à la réinstallation ne sera offerte.
Seuls les candidats choisis pour une entrevue seront contactés.

Comment poser sa candidature :
Les candidats doivent envoyer leur curriculum vitae et une lettre d’accompagnement à l’attention de info@sopf.gc.ca. Toute question à propos du poste doit être adressée par écrit à info@sopf.gc.ca.

Date limite pour poser sa candidature : le 4 février 2019